2006-09-13

COCO 控制指引(8)

能力
能力类别的标准和组织的竞争力有关,内容涉及:
  1. 知识、技能和工具

  2. 沟通流程

  3. 信息

  4. 协调

  5. 控制措施
C1员工应拥有实现组织目标所需的知识、技能和工具。
76 知人善任以确保有能力的人来承担任务,从而支持组织目标的实现。
77 要想找到拥有必需技能和能力的人,第一步是人才挑选。相关的人力资源政策和实践包括明确需要什么能力、使用招聘标准及对候选人进行背景调查。
78评估能力需求和资源需求后,要进行的决策包括培训、监督、任务分派和任务调整,如果组织内部没有合适的员工,可能也会使用外部服务来满足需要。
79 培训的重心有两个,一是员工业绩相关,一是人际关系技能方面,团队决策和团队学习都需要用到人际关系技能。不管个人还是组织,都有兴趣培育自身能力,但两者责任各自占多少比例,这在不同组织间不一样。
80 工具既包括机器设备,也包括软件、专利权使用、工作方法等软资产。工具不够或者训练不足都可能导致控制低效。
C2  沟通过程应符合组织价值观要求,并能促进组织目标的实现。
81 控制要有效,组织需要建立双向沟通,能开诚布公地及时沟通相关、可靠的信息。
82 沟通有几个目的。命令传递、同意资源分配方案、协调行动、寻找信息、紧急传达风险和机会,这些可能需要不同的沟通过程。可能采取正式的沟通方式,如定期开会和报告,也可能采取非正式的,如随时讨论新问题。沟通频率可能是定期进行,也可能是不定期进行。组织必须建立匿名举报流程来报告问题和敏感事项。
83  沟通流程用来传递一系列问题,包括道德价值观;政策;权力、责任和问责;组织目标和实现计划。有些例子在指引中举过了。沟通流程需要传递有关运营绩效的反馈和组织内外环境,这在D部分“监督和学习”会讨论。
84不论是组织内的沟通还是组织和外部的沟通,双向沟通都能确保沟通流程灵活,反应灵敏。决策能不能顺利执行,通常必须知道那些被决策直接影响的各方的看法。沟通过程还需要考虑到人的数据处理能力不同,沟通责任也不同。数据太多和太少都是有害的。
C3  必须确认需要什么信息,信息应该充分、相关并要及时沟通,确保组织成员可以履行各自的责任
85内外信息都应该及时且公开传递。比如,有的团队需要及时知道客户需求的变动以便及时调整流程-或改变目标客户-以应对危胁或抓住机会。同样,也需要把信息传递给别人。比如,负责生产的团队收到劣质原材料,它就必须通知供应商;如果从客户那里收到负面报告,必须告诉组织内部成员、供应商或者同时告诉两者。
86 如果决策时有相关的信息可以看到整个局面,风险就会降低。定量信息和定性信息要合并起来看,定量信息如业绩报告和变革指标,定性信息如员工态度、关于供应商的流言、劳工市场的骚乱。内外部信息必须汇集报告给决策者,这样他们可以在风险苗头刚出现时就能意识到。
87 要做到有效监督,收集的信息应该相关、可靠、及时,并且容易为有权采取纠正行动的人获得,或者这些信息要向他们汇报。所谓信息相关,是指信息内容和信息使用者的工作责任相关,而且,信息用户要能够理解它的含义。收集什么信息,怎么收集,怎么分发,这些问题都要考虑成本效益。
88 监督要同时靠正式和非正式的沟通流程。组织文化会影响沟通过程中信息的多少、信息的类型和信息的可靠性。比如说,有些组织有跨部门的团队,它就可以通过非正式流程获得大量的可靠信息,而采用正式层级结构的组织主要依靠正式报告,非正式沟通过程作为补充。
C4  组织内不同部门的决策和行动要协调一致。
89 多数人作为群体的一个成员和他人互动。群体可以是董事会、夜班生产小组、或者项目任务组。作为整体的组织可以认为是由子群体构成的,而子群体又由孙群体构成,依此类推,最底层的群体由个人组成。各级群体都是信息、实物或其他资源的提供者或使用者。
90 因此,决策和行动总是需要协调。要使控制有效,仅仅子群体实现目标还不够,它们必须有机形成组织整体一起工作。
91 协调会增加组织的整合度,提高统一性和问责性,但也会限制自治。子群体为了提高整个组织的效能,其在实现自身目标时经常要做一定的牺牲。比如,生产部门的目标可能是单位生产成本最小化。但是,如果生产规模过大,会导致存货积压,造成分销问题,那么它就得缩减规模。
92 因此,人们要从整个组织的角度来考虑决策和行动的结果,这很重要。通常需要组织单位内部或组织单位间提早商议。如果系统横跨两个或两个部门以上,特别容易出事,因为一个部门的人可能不知道其他部门的人做什么。
93 复杂组织可能需要更为正式的控制措施来实现协调。协调可能由个人来做,如单位经理负责协调,也可能安排一项活动来协调,如召开定期的生产控制会。
C5   控制措施做为组织的组成部分设计,考虑组织的目标,影响目标实现的风险和控制要素之间的关联性。
设计和整合
94 控制活动是用来确保流程按设计运行,并且符合组织政策。组织的所有人对控制活动都有责任。
95 有些组织活动和计算机系统整合在一起,比如程序里的编辑检查。这些控制会自动运行,不管这里是否需要可靠的表现。事先在计算机系统里设计好控制,要比事后添加进去好,因为不会产生附加成本。
96 另外一些控制措施是为了更好地保证可靠的表现,比如使用保险箱、报警系统和密码等保管资产。这些控制措施通常要耗费时间和金钱,会限制人的自由度。考虑增加控制措施时要考虑成本、收益和可接受的剩余风险。
97 设计和选择控制措施还要考虑其他因素,如组织的政策、产品和服务的性质、客户服务水准前后保持一致的重要性、组织规模和结构、信息系统的复杂性。设计控制措施可能还为了达到如下目的:权衡预防差错和发现差错、让某项活动按时发生,把不相容岗位尽可能分开。
98 常见的控制措施有观察、比较、批准、报告、协调、检查、分析、授权、对帐、监督、审查、分离和跟进。控制活动并不局限于传统的会计控制。比如,医院要把危险药品安全贮存,化学公司要经常对大量液态化学品定期帐实对照,这些都是存货控制系统的一部分。
99 有的控制措施是为了确保信息的完整性、准确性和可获得性。信息系统环境有些特别的控制措施,如逻辑和物理的进入限制、备份和恢复、工作计划和完成的检查、系统编辑、软件选择和测试。
文档化
100 控制措施和相关的政策、步骤(执行措施必须的步骤)可能只是非正式地沟通,但也可能编制手册正式文档化。有时,并不需要文档化,因为这些控制措施众所周知、或者相对简单,或者涉及的人较少。
101 可有时,花些成本正式文档化也值得,因为文档化的好处是组织内不同单位、不同地理位置和职能部门能保持一致。文档化的另一个好处是,可以避免因为人事变动而影响业务连续性。法律和监管环境、顾客需要也可能影响控制措施和步骤正式文档化的程度。

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